Le circuit d’achat est le miroir du circuit de vente, avec ses propres types de documents.
Les types disponibles
| Code | Document | Comment il naît |
|---|---|---|
| DA | Demande d’achat | Création directe (module Proview) |
| PC | Préparation de commande | Création directe |
| FBC | Bon de commande fournisseur | Transformation d’une DA ou d’une PC |
| FBL | Bon de réception | Transformation d’un bon de commande |
| FBR | Bon de retour | Transformation |
| FBA | Avoir financier | Transformation |
| FFA | Facture fournisseur | Création directe |
Bon de commande et réception ne se créent pas à la main
Un bon de commande fournisseur naît d’une demande d’achat ou d’une préparation ; une réception naît d’une commande. Cette contrainte garantit la traçabilité : chaque marchandise reçue se rattache à ce qui avait été commandé, et chaque commande à ce qui avait été demandé.
Le circuit complet
- Demande d’achat — un service exprime un besoin. Validation interne.
- Préparation de commande ou consolidation des demandes.
- Bon de commande fournisseur — l’engagement vis-à-vis du fournisseur.
- Bon de réception — l’entrée en stock de ce qui est réellement arrivé.
- Facture fournisseur — le contrôle et la comptabilisation.
Les organisations plus légères sautent la demande d’achat et partent directement de la préparation de commande.
La facture fournisseur directe
Une facture fournisseur (FFA) se crée directement, sans commande préalable : c’est le cas de l’achat de fournitures, d’un abonnement ou d’une prestation ponctuelle.
Un point sur la numérotation interne
Les types d’achat portent, dans la base de Sage, des numéros décalés par rapport à ceux de l’interface. Cela n’a aucune conséquence pour vous : Proview fait la conversion. Ne soyez simplement pas surpris si un export brut de Sage affiche d’autres valeurs que celles vues dans l’application.
Ce que voit un acheteur
Comme en vente, la visibilité dépend des droits. Un acheteur peut être limité à ses propres documents, ou à ceux de son équipe. Les droits par type de document permettent d’aller plus loin : autoriser quelqu’un à saisir des demandes d’achat sans lui donner accès aux factures fournisseurs, par exemple.