La demande d’achat répond à un besoin d’organisation, pas à une contrainte de Sage : elle permet à un service d’exprimer un besoin sans avoir le droit de commander.
Les trois états
- Brouillon — le demandeur saisit son besoin : articles, quantités, justification. Il peut encore tout modifier.
- Validée — un responsable a donné son accord. La demande n’est plus modifiable par le demandeur.
- Consolidée — la demande a été intégrée dans un bon de commande fournisseur. Elle est close.
Qui fait quoi
| Rôle | Ce qu’il peut faire |
|---|---|
| Demandeur | Créer et modifier ses demandes, les soumettre. |
| Valideur | Accepter ou refuser une demande, ligne par ligne. |
| Acheteur | Consolider les demandes validées et générer les commandes. |
Ces rôles se règlent dans la matrice des droits. Une même personne peut cumuler les trois dans une petite structure.
Validation ligne par ligne
Une demande n’est pas acceptée ou refusée en bloc : le valideur peut accepter certaines lignes et en refuser d’autres. Les lignes acceptées poursuivent leur chemin, les autres sont écartées avec un motif.
C’est ce qui permet de dire « oui pour le consommable, non pour le matériel » sans obliger le demandeur à ressaisir sa demande.
Justifier accélère la validation
Une ligne accompagnée d’un motif court — « rupture prévue vendredi », « remplacement panne poste 3 » — est validée bien plus vite qu’une ligne nue. Le champ existe pour cela.
Après la validation
Les demandes validées vont dans la file de consolidation de l’acheteur. Elles n’y génèrent pas immédiatement de commande : c’est l’acheteur qui décide du regroupement et du moment, en fonction des fournisseurs et des délais.