Chaque personne qui utilise Proview a son propre compte. Les comptes partagés sont à proscrire : ils rendent le journal d’audit inutile et faussent toutes les statistiques par collaborateur.
Créer un compte
- Ouvrez Administration → Utilisateurs, puis Nouvel utilisateur.
- Renseignez le nom, le prénom et l’adresse e-mail — c’est l’identifiant de connexion.
- Définissez un mot de passe initial, à faire changer par l’intéressé.
- Choisissez le rôle.
- Reliez le compte à son collaborateur Sage.
- Cochez les sociétés auxquelles il a accès.
- Enregistrez.
Le lien avec le collaborateur Sage
C’est l’étape que l’on oublie, et elle a des conséquences immédiates.
Le collaborateur Sage est ce qui apparaît comme représentant sur les documents créés par cette personne. Sans ce lien :
- les documents partent sans représentant, ou avec celui du tiers ;
- les statistiques par commercial ne comptabilisent pas son activité ;
- les filtres « mes documents » ne trouvent rien.
Un collaborateur Sage par utilisateur
Le lien est de un à un. Si deux personnes partagent un même collaborateur Sage, leurs activités deviennent indiscernables dans les statistiques.
Les rôles
Un rôle est un ensemble de droits nommé. Trois rôles couvrent la plupart des besoins :
| Rôle | Usage typique |
|---|---|
| Administrateur | Paramétrage, utilisateurs, connecteur, apps. |
| Utilisateur | Le métier : saisie et consultation selon la matrice. |
| Consultation | Lecture seule, pour la direction ou un auditeur. |
Vous pouvez créer vos propres rôles — Commercial, Magasinier, Acheteur — et régler finement leurs droits.
Créez le rôle, pas l’exception
Il est tentant de régler les droits utilisateur par utilisateur. Au bout de vingt comptes, plus personne ne sait qui peut quoi. Définissez des rôles qui correspondent aux postes réels, et rattachez-y les personnes.
Désactiver plutôt que supprimer
Quand quelqu’un part, désactivez son compte. La suppression casserait le lien avec les documents qu’il a créés. Un compte désactivé ne peut plus se connecter, mais l’historique reste intact et lisible.