Proview reprend exactement les types de documents de Sage. Comprendre lequel utiliser, et surtout comment on y arrive, évite l’essentiel des erreurs de saisie.
Les types disponibles
| Code | Document | Comment il naît |
|---|---|---|
| DE | Devis | Création directe |
| BC | Bon de commande | Création directe, ou transformation d’un devis |
| PL | Préparation de livraison | Transformation d’une commande |
| BL | Bon de livraison | Transformation d’une préparation ou d’une commande |
| BR | Bon de retour | Transformation |
| BA | Bon d’avoir financier | Transformation |
| FA | Facture | Création directe, ou transformation d’un BL |
| FC | Facture comptabilisée | Comptabilisation dans Sage |
Pourquoi certains documents ne se créent pas à la main
Un bon de livraison sans commande d’origine n’a pas de sens : il ne saurait pas quoi livrer. Proview refuse donc la création directe de ces types, avec un message explicite, plutôt que de laisser Sage renvoyer une erreur incompréhensible. Ils s’obtiennent par transformation du document précédent.
L’enchaînement classique
- Devis — la proposition commerciale. Statuts : brouillon, envoyé, accepté, refusé, expiré.
- Bon de commande — l’engagement du client. C’est ici que la vente devient ferme.
- Préparation de livraison puis bon de livraison — la sortie physique des marchandises.
- Facture — la demande de règlement.
- Facture comptabilisée — l’écriture est passée en comptabilité ; le document n’est plus modifiable.
Toutes les étapes ne sont pas obligatoires. Une vente comptoir peut aller directement à la facture ; un négoce sans stock peut sauter la préparation de livraison.
Le devis est un brouillon, pas encore une pièce Sage
C’est la nuance la plus importante du module.
Un devis est d’abord créé localement dans Proview. Il ne devient une pièce Sage qu’au moment où il est poussé. Les autres types, eux, sont créés directement dans Sage.
Conséquence pratique : un devis se retouche librement tant qu’il n’est pas poussé. Une commande, elle, existe dans Sage dès sa création — sa modification obéit aux règles de Sage.
Les statuts
Chaque type a ses propres statuts. Ils ne sont pas décoratifs : ils commandent les actions proposées. Un devis au statut Accepté affiche le bouton Convertir ; un devis Refusé ne le propose pas.
La numérotation
Tant qu’un document n’est pas dans Sage, il porte un numéro provisoire Proview (DEV-…, CMD-…). Dès le push, le numéro Sage fait foi et remplace le numéro provisoire à l’écran.
La référence est limitée à 17 caractères
Le champ Référence d’un document est plafonné à 17 caractères dans Sage. Au-delà, le push échoue. Si vous y mettez un numéro de commande client long, tronquez-le ou utilisez plutôt une information libre.